‘Overheden’ zijn op grond van de Archiefwet verplicht om diverse (digitale) documenten te archiveren en voor langere tijd in een archief te bewaren. Archiveren houdt meer in dan alleen het bewaren van informatie. Het brengt ook mee dat informatie op duurzame wijze toegankelijk – en dus in beginsel openbaar - wordt gemaakt en gehouden. Niet alle informatie wordt echter blijvend bewaard. Voor overbrenging naar een zogenaamde archiefbewaarplaats dient de archiefinstelling daar eerst een selectie in te maken. Overigens dient het begrip ‘overheid’ in dit verband ruim te worden opgevat. Ook ziekenhuizen of onderwijsinstellingen vallen, voor zover zij een publieke taak uitvoeren en in die zin een ‘bestuursorgaan’ in de zin van de Algemene wet bestuursrecht zijn, onder dat begrip en hebben dus een (gedeeltelijke) archiefplicht op grond van de Archiefwet.
De noodzaak en het nut van een goed archief is onder meer gelegen in waarheidsvinding en geschiedschrijving. Dit jaar staan wij stil bij het feit dat Nederland sinds 75 jaar vrij is. Ook uit het hedendaagse nieuws blijkt maar weer dat vragen naar bewijs, genoegdoening, erkenning, duidelijkheid of herinterpretatie van gebeurtenissen zich steeds weer aandienen.
Tegelijkertijd bevatten archieven veel (bijzondere) persoonsgegevens van individuen. Deze betrokkenen hebben er recht op en belang bij dat hun persoonsgegevens niet zomaar (online) verspreid worden. Het (collectieve) openbaarheidsbelang van archieven en het (individuele) belang bij bescherming van de persoonlijke levenssfeer botsen soms met elkaar.
Mirjam Elferink, Martijn Kortier en Tijs Weustenraad van Elferink & Kortier Advocaten schreven een bijdrage voor het Handboek Informatiewetenschap over de driehoeksverhouding tussen Archiefwet, AVG en Wet Openbaarheid van Bestuur.
Hun bijdrage richt zich in het bijzonder op archieven, bibliotheken, gemeenten, samenwerkingsverbanden van gemeenten, universiteiten, onderzoeksinstellingen en (academische) ziekenhuizen, die in hun dagelijkse werkzaamheden te maken krijgen met vragen over de verwerking en bescherming van persoonsgegevens in (historische) archiefbestanden.
De verwerking van persoonsgegevens in de bronnen die de voornoemde instellingen beheren, blijkt in de praktijk ingewikkeld en zorgt er voor dat medewerkers van met name archieven voor dilemma’s worden geplaatst. Welk recht moet prevaleren? De AVG of de Archiefwet? Geldt het beginsel van openbaarheid of het beginsel van beperking van de verwerking van persoonsgegevens?
Het artikel heeft 57 pagina's. Een inkijkje in het artikel? Bekijk de eerste 5 pagina's via de download-knop hieronder.
Verwijzing naar de publicatie: M.H. Elferink, M.J.M. Kortier & T. Weustenraad, ‘AVG en privacy bij archieven en bibliotheken’, in: Handboek Informatiewetenschap, Alphen aan den Rijn: B+B Vakmedianet 2019, p. 650-1 – 650-57, december 2019.
Cursus
Daarnaast verzorgen Mirjam Elferink en Martijn Kortier in samenwerking met GO Opleidingen een training AVG en Archieven. Hierin maken zij aan de hand van diverse op de praktijk toegespitste casussen een praktische vertaalslag naar de hedendaagse praktijk van archiveren.
In de cursus komen vragen aan de orde als: Wat betekent de AVG voor het toegankelijk maken en het beheren van een archief? Waarmee moet u rekening houden bij het archiveren van persoonsgegevens? Hoe moet u omgaan met verzoeken van personen om inzage in de archiefbescheiden? Hoe lang mag u de archiefbescheiden bewaren? Welke uitzonderingen biedt de AVG voor archieven? Maar ook: Wat regelt de AVG voor de wetenschap, statistiek en historisch onderzoek? Kunnen de verzamelde persoonsgegevens voor wetenschappelijke, statistische en historische doeleinden gebruikt worden? Moet u de personen van wie u de gegevens verzamelt informeren? Welke rechten hebben deze betrokken personen?
Meer info over deze cursus? Zie: https://goopleidingen.nl/module/avg-en-archieven.