Corona en de gevolgen voor uw (ICT-) contracten

De gevolgen van het coronavirus voor de maatschappij zijn enorm. Uiteraard hopen we allemaal dat de maatregelen die de Rijksoverheid heeft aangekondigd om de uitbraak van het virus te beteugelen, effect zullen sorteren. In dat perspectief lijken de thans getroffen maatregelen een kleine opoffering te zijn voor ons, gezonde mensen. Desalniettemin heeft de uitbraak van het coronavirus ook zeer verstrekkende economische gevolgen. De economie is wereldwijd voor een groot deel stil komen te liggen en dat zullen veel bedrijven en organisaties gaan merken. De eerste berichten daarover bereiken ons reeds. In onze praktijk zien wij namelijk dat voorgenomen ICT-investeringen op de tocht komen te staan. De kosten van dergelijke trajecten, maar ook de personele gevolgen van het coronavirus zijn daar de oorzaak van. Wat zijn de (on)mogelijkheden voor u als klant of als afnemer? Kunt u van het ICT-contract af? Kunt u de implementatie tijdelijk opschorten?

16 mrt. 2020

De problemen die (zullen) ontstaan zijn goed voorstelbaar. U kunt als klant bijvoorbeeld geen personeel vrijmaken om het IT-traject vanuit uw kant te begeleiden. Er wordt echter wel medewerking van u verlangd. Maar het speelt ook aan de leverancierskant. Als ICT-dienstverlener bent u uiteraard afhankelijk van het personeel dat u kunt inzetten bij de klant. Gezien het coronavirus en de oproep om zoveel mogelijk thuis te werken is het niet ondenkbaar dat het niet mogelijk is om contractuele afspraken tijdig na te komen. Hoe daarmee om te gaan?

Waar mogelijk kiezen sommige organisaties er voor om dergelijke investeringen voor zich uit te schuiven, opdat zij liquiditeit kunnen houden om de vaste lasten, zoals personeelskosten, te kunnen blijven betalen. In deze economisch zware tijd is dat een begrijpelijke reflex.

Maar hoe zit dat als partijen op het punt stonden om een omvangrijke implementatie van het ERP-pakket te starten? Kunt u deze wel opschorten? Kunt u als klant nog onder het contract uit? En hoe zit het als u als ICT-leverancier domweg niet in staat bent om op korte termijn diensten te leveren, bijvoorbeeld omdat uw personeel ziek is, hardware niet geleverd kan worden of omdat fysieke bezoeken aan de klant door de genomen maatregelen tijdelijk niet mogelijk zijn?

Corona = overmacht?

Wat de mogelijkheden in dergelijke situaties zijn, hangt sterk af van de contractuele afspraken die partijen hebben gemaakt. Uiteraard geldt er een wettelijk kader. De wet kent bijvoorbeeld een artikel voor overmacht-situaties. De vraag is echter of een dergelijke uitbraak in alle gevallen onder deze algemene overmachtsbepaling valt. In contracten maken partijen daarom vaak aanvullende afspraken over welke situaties zij als overmacht aanmerken. Is er sprake van overmacht, dan kan de tekortschietende partij niet verweten worden dat hij in gebreke blijft bij de nakoming van zijn verplichtingen. Dat betekent weer dat er geen schadevergoeding gevraagd kan worden en dat de overeenkomst niet zonder meer ontbonden kan worden. Vaak hebben partijen wel een voorziening getroffen voor situaties dat de overmachtssituatie lang duurt (bijvoorbeeld drie maanden of langer). In dat geval kan, afhankelijk van afspraken, de overeenkomst bijvoorbeeld weer wel beëindigd worden.

Normaliter zou de corona-crisis - en de maatregelen die de overheid als gevolg daarvan heeft getroffen - een overmachtssituatie kunnen zijn. Of dat in uw concrete geval ook zo is, hangt echter af van de concrete omstandigheden. Het heeft bijvoorbeeld te maken met het soort werkzaamheden. Zo zou het niet tijdig kunnen leveren van hardware omdat vanwege de corona-crisis de aanvoer vanuit Azië stokt, bijvoorbeeld een overmachtssituatie kunnen opleveren. Aan de andere kant geldt dat misschien weer niet voor de situatie dat een ICT-leverancier een medewerker ziek thuis heeft zitten met corona-verschijnselen. In principe is het namelijk aan een professionele ICT-leverancier om voldoende personeel tot zijn beschikking te hebben om (qua omvang) normaal ziekteverloop op te kunnen vangen. Dat geldt zeker als de werkzaamheden op afstand, online, verricht zouden kunnen worden. Maar ook deze situatie kan anders liggen nu verwacht wordt dat het aantal gelijktijdig zieke mensen ten gevolge van Corona fors meer zal zijn dan bij andere griepepidemieën.

Ontbinding

Als geconcludeerd moet worden dat er geen sprake is van een overmachtssituatie en één van de partijen komt zijn afspraken niet na, dan kan de andere partij de overeenkomst mogelijk ontbinden. Bovendien kent de wet de mogelijkheid dat de rechter op verzoek van een van de partijen de overeenkomst wijzigt of ontbindt als gevolg van onvoorziene omstandigheden.

Ontbinding is iets anders dan opzegging. In beginsel, geldt bij ontbinding dat er ongedaanmakingsverbintenissen ontstaan, tenzij partijen daarover andersluidende afspraken hebben gemaakt. Kort door de bocht betekent dit dat de ICT-leverancier zijn diensten moet ‘terugnemen’ en dat de klant zijn betalingen terugkrijgt. Zulks is, zeker in het geval van ‘diensten’, niet altijd eenvoudig vast te stellen hetgeen een afrekenmodel vereist.

Opzegging

Is er in uw geval sprake van een overmachtssituatie, dan kunt u als afnemer niet zomaar onder de contracten uit door het contract te ontbinden. Mogelijk zijn er wel andere beëindigingsmogelijkheden in het contract omschreven, denk daarbij bijvoorbeeld aan reguliere opzegging met inachtneming van een opzegtermijn. Vaak zijn afspraken over opzeggingsmogelijkheden gemaakt in de overeenkomst. Is dat niet het geval, dan kan teruggevallen worden op de wettelijke regeling. Zo mag een opdrachtgever in beginsel altijd de overeenkomst opzeggen. Let wel; hij kan in dat geval mogelijk wel aansprakelijk zijn voor schade die de opdrachtnemer door die opzegging lijdt en mogelijk moet hij bovendien een redelijke opzegtermijn in acht nemen. Wat dat voor uw situatie betekent, leggen wij u graag uit. Neemt u daarvoor gerust contact op.

Opschorting

Wilt u niet van het contract af, maar wilt u de levering van de diensten een tijdje opschorten tot de corona-storm is gaan liggen? Zulks kan mogelijk in het geval er sprake is van een overmachtssituatie, een en ander zoals hiervoor uitgelegd. Als er geen sprake van overmacht is, dan hangt de mogelijkheid tot opschorting zeer af van de afspraken die partijen daarover hebben gemaakt. Normaliter worden in (ICT-)contracten afspraken gemaakt over opschorting. Dit ziet echter op een andere situatie, namelijk het moment dat een der partijen zijn verplichtingen niet langer nakomt. In een dergelijk geval kan de andere partij te zijn verplichtingen opschorten totdat de tekortschietende partij weer nakomt (bijvoorbeeld betaling van vergoedingen). Dat is een wezenlijk andere situatie dan afspraken opschorten vanwege corona. Wat qua opschorting voor die laatstgenoemde situatie mogelijk is, hangt sterk af van de afspraken die partijen daarover hebben gemaakt en maatstaven van redelijkheid en billijkheid. De meest voor de hand liggende optie in een dergelijk geval is dat partijen om tafel gaan zitten en afspraken maken over een tijdelijke opschorting van het contract. Let er daarbij wel op dat deze afspraken goed worden vastgelegd. Bent u zich er daarbij bovendien van bewust dat ze mogelijk invloed hebben op de eerder overeengekomen (fatale) termijnen en afspraken. Wij raden u uitdrukkelijk aan om in een dergelijk geval een ICT-advocaat te consulteren. Veel ICT-trajecten mislukken namelijk, niet in de minste plaats omdat partijen afspraken en verwachtingen over een weer niet eenduidig vastleggen.

Afbreken van onderhandelingen

Er is ook nog een andere situatie denkbaar: heeft u nog geen contract gesloten voor de levering van ICT-diensten, maar bent u al wel in onderhandeling? Dan speelt het zogenaamde leerstuk van de precontractuele fase een rol. Ook al heeft u nog geen handtekening onder een contract gezet, het is niet zonder meer zo dat u de onderhandelingen mag afbreken. Als u dat doet kunt u mogelijk schadeplichtig zijn of gehouden zijn om door te onderhandelen. Of dat ook in uw situatie het geval is, hangt af van een veelvoud aan factoren. Daarbij speelt wel dat er in het geval van Corona, sprake is van gewijzigde, onvoorziene omstandigheden waar u voordat u aan de onderhandeling begon waarschijnlijk geen rekening mee heeft gehouden. Mogelijk zit daar dan nog een ontsnapping in. Is deze situatie op u van toepassing? Neemt u dan vrijblijvend contact met ons op zodat we hierover met u mee kunnen denken.

Afrondend

Tot slot: alleen met het lezen van het contract bent u er niet. Wij kennen in het recht namelijk ook leerstukken als de redelijkheid en billijkheid en onvoorziene omstandigheden. Elke situatie is immers anders en alhoewel partijen veel vrijheid hebben bij het maken van afspraken, geldt dat een eventuele rechter, of u nu wel of niet uitgebreide afspraken heeft vastgelegd, die beginselen mee zal wegen in zijn beoordeling. Wilt u weten wat u in deze tijd aan moet met een afgesloten of af te sluiten ICT-contract? Of wilt u weten wat u in contracten moet vastleggen om dergelijke situaties in de toekomst te ondervangen? We helpen u graag verder en staan, met inachtneming van de nodige corona-maatregelen, onverminderd voor u klaar in deze, zowel voor de volksgezondheid als voor de economie, zware periode.