Waarom modernisering Archiefwet 1995?

Overheidsinformatie is tegenwoordig steeds vaker digitaal. De huidige Archiefwet 1995 is geschreven in een tijd dat papieren documenten gangbaar waren. Archiefbeheerders staan door de veelvuldige digitalisering voor grote uitdagingen, in het bijzonder met betrekking tot de praktische vertaling van het wettelijk kader van de Archiefwet. Beheerders moeten ervoor zorgen dat archiefbescheiden zorgvuldig worden beheerd en duurzaam toegankelijk zijn. Dragers van digitale informatie kunnen echter beschadigd raken en snel verouderen. Ook is de hoeveelheid informatie die overheden onder zich hebben door de digitalisering explosief toegenomen en werken overheden met allerlei verschillende informatiesystemen. Volgens de regering is het daarom hoog tijd om de Archiefwet 1995 te moderniseren, zodat deze beter aansluit bij het digitale informatiebeheer in de praktijk.

Voorgestelde wijzigingen Archiefwet

Welke veranderingen worden er met de Archiefwet 2021 beoogd? De volgende wijzigingen in het conceptwetsvoorstel springen het meest in het oog:

• De overbrengingstermijn voor archiefdocumenten wordt – indien dit wetsvoorstel wordt aangenomen - verkort van twintig naar tien jaar. Overheidsinformatie komt zo eerder bij archiefbewaarplaatsen terecht, waar experts ervoor moeten zorgen dat deze goed leesbaar en blijvend wordt bewaard. De Overheidsinformatie wordt daarmee (in de regel) ook eerder openbaar.
• De duur van openbaarheidsbeperkingen wordt verlengd van 75 naar 110 jaar ná overbrenging van de archiefbescheiden. Dat betekent dat het desbetreffende document voor die periode in principe niet openbaar is. Een openbaarheidsbeperking kan worden opgelegd als er sprake is van een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene. Als een archiefbescheid gevoelige persoonsgegevens bevat, kan dat bijvoorbeeld een reden zijn om een openbaarheidsbeperking op te leggen. Dat er persoonsgegevens in het document staan, betekent overigens niet zonder meer dat er sprake is van een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. Per archiefbescheid dient daarom een afweging te worden gemaakt of er sprake is van een zodanige inbreuk op de persoonlijke levenssfeer, dat die inbreuk een beperking van de openbaarheid rechtvaardigt. Daarbij dient ook een afweging te worden gemaakt tussen het belang van geheimhouding door de betrokken bestuursorganen en het publieke belang van openbaarheid.
• Wanneer inzage in archiefbescheiden problematisch blijkt te zijn, bijvoorbeeld omdat daar openbaarheidsbeperkingen op rusten, zullen archiefbeheerders onder de Archiefwet 2021 verplicht zijn om te onderzoeken of informatieverstrekking aan de verzoeker ook anders kan. Te denken valt aan het verstrekken van inlichtingen uit het betreffende document, in plaats van het gehele document te laten inzien.
• Overheidsorganen krijgen volgens dit conceptwetsvoorstel de verplichting om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen, en om ervoor te zorgen dat archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard. Die maatregelen moeten worden toegesneden op de verschillende typen archiefbescheiden. In de loop van de jaren zijn er namelijk grote hoeveelheden en veel verschillende soorten bestanden, applicaties en systemen in gebruik geweest. Wat vroeger bijvoorbeeld mondeling werd uitgewisseld, gebeurt tegenwoordig ook via de e-mail. Kladjes die voorheen in de prullenbak verdwenen, staan nu op netwerkschijven. Niet al deze documenten hoeven op dezelfde wijze en in dezelfde mate onder archiefbeheer te worden gebracht.
• Het benoemen van een archivaris zal voor overheidsinstanties verplicht worden. Overigens kan niet iedereen zomaar tot archivaris worden benoemd. De te benoemen archivaris dient namelijk aan een aantal wettelijke geschiktheidsvereisten te voldoen. Zo dient de archivaris te worden aangewezen op grond van zijn professionele kwaliteiten, onder meer vanwege zijn deskundigheid op het gebied van de wetgeving en de praktijk inzake archiefwetenschap

Verhouding Archiefwet 2021 en AVG?

Met het conceptwetsvoorstel Modernisering Archiefwet wil de regering derhalve een aantal wijzigingen doorvoeren. Neemt de Archiefwet 2021 dan ook het (schijnbare) spanningsveld met de AVG weg? De verhouding van de Archiefwet met de AVG plaatst archiefmedewerkers in de praktijk immers regelmatig voor dilemma’s. Welk recht moet bijvoorbeeld prevaleren. De AVG of de Archiefwet?

Het uitgangspunt van de Archiefwet is dat gearchiveerde documenten openbaar zijn. Door de voorgenomen bekorting van de termijn van overbrenging van twintig naar tien jaar, zal dat nu eerder het geval zijn dan onder de huidige Archiefwet. De AVG gaat daarentegen uit van een vertrouwelijke behandeling van persoonsgegevens en een zo minimaal mogelijke verwerking daarvan. Hoe verhouden deze uitgangspunten zich tot elkaar? Kunnen archiefbescheiden blijvend worden bewaard of staat het beginsel van dataminimalisatie uit de AVG daaraan in de weg? Geldt het beginsel van openbaarheid of juist het beginsel van beperking van de verwerking c.q. het recht op verwijdering van persoonsgegevens? Hoewel de AVG de bijzondere positie van archivering in het algemeen belang onderkent en daarvoor specifieke uitzonderingen kent, bleven in de praktijk moeilijkheden bestaan.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) meent in haar advies over dit conceptwetsvoorstel, dat het belang van openbaarheid en authenticiteit van de archiefbescheiden dient te worden verzoend met het belang op de bescherming van persoonsgegevens. Die belangenafweging is in de praktijk complex en kan dan ook niet aan de vele afzonderlijke overheden worden overgelaten. De wetgever zou idealiter de Archiefwet 2021 nader moeten inkaderen, zo meent de AP. Het is volgens haar aan de wetgever om aan te duiden welke persoonsgegevens wel of niet blijvend moeten worden bewaard. De wetgever zal de noodzaak daarvan moeten motiveren en bepalen welke passende maatregelen er worden genomen om eventuele privacyrisico’s te beperken. De AP stelt voor dat in de Archiefwet 2021 duidelijke kaders worden geschapen, die zijn afgewogen met de beginselen en bepalingen uit de AVG. Daarmee worden de door de archiefbeheerder in de praktijk te maken afwegingen tussen de archiveringsdoelstellingen en de bescherming van privacy mogelijk gemakkelijker.

En nu?

Het moderniseren van de Archiefwet brengt – indien dit conceptwetsvoorstel wordt aangenomen - een aantal praktische wijzigingen voor archiefbeheerders met zich mee. Archiefbeheerders kunnen daar alvast op voorsorteren. Vanwege onze expertise zijn wij uiteraard benieuwd wat de wetgever zal doen met het advies van de AP. Mirjam Elferink & Martijn Kortier geven met regelmaat de cursus ‘AVG en Archieven’ in samenwerking met GO opleidingen. De praktijkverhalen die zij daarin horen, onderstrepen het belang van concretere kaders bij de lastige (privacy)afwegingen die archiefmedewerkers regelmatig moeten maken. Wij volgen daarom de ontwikkelingen rondom dit conceptwetsvoorstel met belangstelling. De internetconsultatie is reeds op 23 januari 2020 gesloten. Dit wetsvoorstel dient nu nog langs de Raad van State, Tweede Kamer en Eerste Kamer te worden geloodst. Het zal dus nog wel even duren voordat dit voorstel daadwerkelijk wet wordt…