AVG en privacy bij archieven en bibliotheken

Klik hier voor het artikel

M.H. Elferink, M.J.M. Kortier en T. Weustenraad, ‘AVG en privacy bij archieven en bibliotheken’, in: Trier G.M. van, Evers P.M., Sieverts E. & Koren M. (red.), Handboek Informatiewetenschap, Alphen aan den Rijn: B+B Vakmedianet, 12 december 2019, p. 650-1 – 650-57. 

Het artikel:

AVG en privacy bij archieven en bibliotheken 

Mr. dr. M.H. Elferink, mr. M.J.M. Kortier & mr. T. Weustenraad

Uit: AVG en privacy bij archieven en bibliotheken, in: Handboek Informatiewetenschap, B+B Vakmedianet, 2019.

1. Inleiding: een privacyparadox in archieven en bibliotheken

Stel je voor: je loopt een bibliotheek binnen en wordt continu gevolgd door iemand met een camera die vastlegt welke boeken je bekijkt en welke informatie je raadpleegt. Dat zou al snel als een ernstige inbreuk op de persoonlijke levenssfeer worden ervaren.

Online gebeurt dit echter regelmatig, zonder dat gebruikers zich daar altijd bewust van zijn of zich ertegen verzetten. Deze observatie illustreert de kernvraag van deze bijdrage: hoe verhouden privacy en gegevensbescherming zich tot de maatschappelijke taak van archieven en bibliotheken om informatie toegankelijk te maken?

Archieven en bibliotheken vervullen een publieke functie door informatie te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen. Tegelijkertijd bevatten die collecties vaak persoonsgegevens, waardoor zij ook te maken hebben met privacywetgeving zoals de AVG.

2. De maatschappelijke functie van archieven en bibliotheken

Archieven en bibliotheken verzamelen, beheren en ontsluiten informatie ten behoeve van:

• historisch onderzoek en wetenschappelijke studie;
• maatschappelijke en democratische verantwoording;
• individuele belangen, zoals genealogisch of juridisch onderzoek.

Deze instellingen hebben als uitgangspunt dat informatie zoveel mogelijk toegankelijk is. Openbaarheid vormt daarmee een kernwaarde. Dat betekent echter niet dat alle informatie zonder meer openbaar mag worden gemaakt, zeker niet wanneer daarin persoonsgegevens voorkomen.

3. De AVG: uitgangspunten en verplichtingen

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze verordening heeft tot doel de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens te waarborgen.

Belangrijke uitgangspunten van de AVG zijn onder meer:

• rechtmatigheid, doelbinding en dataminimalisatie;
• transparantie over de verwerking van persoonsgegevens;
• rechten van betrokkenen, zoals inzage, rectificatie en verwijdering;
• verantwoordelijkheid en verantwoordingsplicht van de verwerkingsverantwoordelijke;
• privacy by design en privacy by default.

Ook archieven en bibliotheken zijn verwerkingsverantwoordelijken wanneer zij persoonsgegevens verwerken, ongeacht of die verwerking digitaal of analoog plaatsvindt.

4. Spanningsveld tussen AVG en Archiefwet

4.1 Openbaarheid versus bescherming van de persoonlijke levenssfeer

De Archiefwet gaat in beginsel uit van openbaarheid van archiefstukken na overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Die openbaarheid kan echter worden beperkt, onder andere ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Het begrip ‘persoonlijke levenssfeer’ uit de Archiefwet is niet volledig gelijk aan het begrip ‘persoonsgegevens’ uit de AVG. Dit betekent dat:

• niet ieder document met persoonsgegevens automatisch moet worden afgeschermd;
• steeds een belangenafweging moet plaatsvinden tussen openbaarheid en privacy;
• context en gevoeligheid van de gegevens doorslaggevend zijn.

4.2 Praktijkvoorbeeld

Bij verzoeken om inzage in archiefstukken, bijvoorbeeld over familieleden of historische gebeurtenissen, moeten archiefinstellingen afwegen:

• het belang van openbaarheid en geschiedschrijving;
• de privacybelangen van nog levende personen of hun nabestaanden;
• de wettelijke kaders van Archiefwet en AVG.

Deze afweging vereist juridische zorgvuldigheid en maatwerk.

5. Rechten van betrokkenen in de archiefpraktijk

5.1 Uitoefening van AVG-rechten

De AVG kent betrokkenen verschillende rechten toe, waaronder:

• het recht op inzage in persoonsgegevens;
• het recht op rectificatie;
• het recht op verwijdering of beperking van verwerking;
• het recht van bezwaar.

Archiefinstellingen moeten procedures hebben om deze rechten te beoordelen en te behandelen, waarbij rekening wordt gehouden met uitzonderingen die gelden voor archivering in het algemeen belang.

5.2 Bewaartermijnen en archivering

De AVG bepaalt dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Dit kan botsen met archiefwetgeving die juist langdurige of permanente bewaring voorschrijft.

In de praktijk betekent dit dat:

• bewaartermijnen zorgvuldig moeten worden gemotiveerd;
• archiveringsdoeleinden expliciet moeten worden vastgelegd;
• selectielijsten en privacyregels op elkaar moeten worden afgestemd.

6. Praktische aandachtspunten voor instellingen

Voor archieven en bibliotheken zijn de volgende maatregelen van belang:

1. Het bijhouden van een actueel verwerkingsregister.
2. Het uitvoeren van risicoanalyses bij privacygevoelige verwerkingen.
3. Transparante communicatie over privacy en rechten van betrokkenen.
4. Inrichting van processen volgens privacy by design en by default.
5. Zorgvuldige documentatie van belangenafwegingen tussen openbaarheid en privacy.

7. Conclusie

Archieven en bibliotheken bevinden zich in een structureel spanningsveld tussen openbaarheid en privacybescherming. De AVG verplicht tot zorgvuldige omgang met persoonsgegevens, terwijl archiefwetgeving juist inzet op toegankelijkheid en duurzaamheid van informatie.

Een evenwichtige toepassing van beide rechtsgebieden vraagt om:

• juridisch inzicht;
• duidelijke beleidskeuzes;
• praktische vertaling naar de dagelijkse archief- en bibliotheekpraktijk.