We leven in een innovatieve en creatieve wereld. De wereld om ons heen verandert snel. De Innovatieve Meesters van Elferink & Kortier Advocaten houden de ontwikkelingen op onze vakgebieden voor u bij in deze databank.
Case: Aanschaf en implementatie omvangrijk ICT-systeem. Wat moet ik regelen?
Wij worden in de praktijk regelmatig ingeschakeld om de aanschaf en implementatie van ICT-systeem juridisch te begeleiden. Zo ook recentelijk door een cliënte van ons die zich bezig houdt met de landelijke distributie van levensmiddelen voor de supermarkten. Onze cliënte wilde in het kader van de automatisering van het distributieproces een uitgebreid ICT-systeem aanschaffen. Het diende te kunnen werken in samenhang met de bestaande systemen van onze cliënte en van andere partijen binnen de distributieketen. Daarvoor was een veelheid aan koppelingen met die andere systemen noodzakelijk. Wij kregen van onze cliënte het verzoek om de juridische kant van de inkoop te begeleiden.
De aanschaf en implementatie van een omvangrijk ICT-systeem kan behoorlijk complex zijn, waarmee grote financiële belangen gemoeid zijn. Adequate juridische begeleiding kan dan van groot belang zijn. Bent u benieuwd hoe Elferink & Kortier Advocaten u in dit kader van dienst kan zijn? Lees dan verder hoe wij deze cliënte hebben ondersteund.
Het ICT-recht en ICT-contracten
Om te begrijpen wat het belang is van juridische ondersteuning bij onze cliënte, lichten wij eerst het juridisch kader rondom de inkoop van ICT-systemen kort toe. In de praktijk zien wij dat het belang van goede ICT-contracten regelmatig wordt onderschat. Vanuit juridisch perspectief zijn er de nodige aandachtspunten voor de aanschaf en implementatie van een ICT-pakket. Het niet of niet goed vastleggen van afspraken tussen partijen kan achteraf leiden tot vervelende discussies en mogelijk zelfs desastreus uitpakken. Hoe zit dat?
De Nederlandse wet- en regelgeving kent geen aparte regels voor de ICT-sector. Dat betekent dat er niet teruggevallen kan worden op de wet. De contractuele afspraken regelen dan ook voor een belangrijk deel de rechtsverhouding tussen de partijen. Als partijen contractueel niets hebben afgesproken, dan is er sprake van een lacune. Wat heeft dan te gelden? Welke partij is dan bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor goed functionerende koppelingen tussen het nieuwe systeem met de bestaande systemen? Om discussies en teleurstellingen achteraf te voorkomen, is daarom – zeker bij omvangrijke en complexe projecten – zeer raadzaam om adequate afspraken in ICT-contracten vast te leggen.
Speelt de wet- en regelgeving dan verder geen rol bij ICT-contracten? Jazeker wel, de algemene wettelijke kaders zijn namelijk wel van toepassing op ICT-contracten. Denk bijvoorbeeld aan de wettelijke kaders van een overeenkomst van opdracht, aanneming van werk, intellectuele eigendomsrechten, privacy en het algemene contractenrecht. Deze veelheid aan algemene regels dienen vertaald te worden naar voor de partijen werkbare ICT-afspraken. Derhalve ontkomen partijen er niet aan om bij het maken van afspraken rekening te houden met deze regels.
Vervolg casus
In het geval van onze cliënte constateerden wij dat er een aantal belangrijke zaken moesten worden geregeld. Onze cliënte diende allereerst een licentie te krijgen om het ICT-pakket te mogen gebruiken. Daarnaast diende de leverancier het systeem bij onze cliënte te implementeren, waaronder het realiseren van alle benodigde koppelingen met de andere systemen. Daarvoor diende de leverancier koppelingen te gaan ontwikkelen. Tot slot wenste onze cliënte dat de leverancier het onderhoud ging verzorgen en support zou verlenen. Kortom, er moesten diverse afspraken worden gemaakt met de leverancier.
Wij starten dergelijke trajecten eigenlijk altijd door eerst op een rij te zetten welke ICT-contracten er zouden moeten komen en welke onderwerpen daarin geregeld zouden moeten worden. Deze opzet hebben wij besproken met onze cliënte. Na groen licht van onze cliënte hebben wij concepten van een licentieovereenkomst, implementatieovereenkomst (inclusief de realisatie van de koppelingen) en een onderhouds- en supportovereenkomst opgesteld.
Onze cliënte heeft deze conceptcontracten aan de leverancier voorgelegd. De leverancier wilde echter een aantal afspraken anders vastleggen. Daarop volgde een onderhandelingstraject met de leverancier. Bij deze onderhandelingen hebben wij onze cliënte juridisch begeleid. Uiteindelijk zijn onze cliënte en de leverancier eruit gekomen. Wij goten vervolgens de conceptcontracten, op basis van het onderhandelingsresultaat, in een definitieve vorm die door beide partijen is ondertekend. Inmiddels is de implementatie van dit ICT-pakket – en daarmee de automatisering van het distributieproces – naar tevredenheid van onze cliënte voltooid.
Conclusie
Wilt u een ICT-pakket of andere ICT-diensten inkopen? Heeft u in dat kader behoefte aan juridische ondersteuning? Elferink & Kortier Advocaten is u graag van dienst. Wij kunnen indien gewenst:
- adviseren over de onderwerpen die u vanuit juridisch oogpunt zou moeten regelen met de leverancier;
- de benodigde ICT-contracten opstellen en/of beoordelen (bijvoorbeeld ontwikkel-, implementatie-, SaaS-, licentie-, hosting-, onderhouds-, exit-, verwerkersovereenkomsten en Service Level Agreements);
- de onderhandelingen met de leverancier begeleiden of deze namens u voeren.
p.s. Als advocaten hebben wij een beroepsgeheim. Wij kunnen situaties uit onze praktijk daarom niet delen. In deze reeks met praktijkcases omschrijven wij daarom casus die dicht bij praktijkgevallen liggen of die in onze praktijk hadden kunnen plaatsvinden, maar die qua feiten en omstandigheden nooit gelijk zijn aan die van een daadwerkelijke kwestie die wij hebben behandeld.
