Wat valt onder het inzagerecht?

Wat is het inzagerecht?

Het inzagerecht is een belangrijk privacyrecht op grond van de AVG, en zorgt ervoor dat een betrokkene in staat is om de rechtmatigheid van elke verwerkingsactiviteit te controleren. Dit recht kan op elk moment worden uitgeoefend, en de betrokkene mag zelfs een kopie vragen van de persoonsgegevens die worden verwerkt. 

De organisatie moet binnen één maand kunnen aantonen welke persoonsgegevens zij van de betrokkene verwerkt. De gedachte hierachter is dat betrokkenen te allen tijde moeten kunnen controleren of de verwerkingsverantwoordelijke in overeenstemming met de AVG handelt. Vanuit een inzageverzoek kan de betrokkene vervolgens handelen. Denk aan het corrigeren van gegevens of ze laten verwijderen. 

Wat zijn persoonsgegevens?

Als organisatie moet u dus inzage geven in de persoonsgegevens die jullie al dan niet verwerken. Het is vaak echter onduidelijk welke informatie daar precies onder valt, bijvoorbeeld omdat onduidelijkheid bestaat over wat nu precies een persoonsgegeven is.

Artikel 4 AVG geeft de definitie van persoonsgegevens: ‘alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon’. 

Uit rechtspraak van het Europese Hof van Justitie blijkt dat het begrip ‘persoonsgegevens’ ruim moet worden uitgelegd. Het gaat om alle informatie die voortvloeit uit de verwerking van persoonsgegevens, dus bijvoorbeeld ook de betalingsbereidheid van een betrokkene, ook al is dit opgenomen in interne stukken die onderdeel uitmaken van vertrouwelijke (interne) correspondentie. 

Wat valt onder het inzagerecht?

In 2019 oordeelde het Gerechtshof Den Haag al dat de interne vertrouwelijke notities ook onder het inzagerecht van de AVG vallen. Het recht omvat volgens het Hof namelijk niet alleen direct identificerende persoonsgegevens, maar ook “iedere informatie die vanwege haar inhoud, doel of gevolg is gelieerd aan de betrokkene, ongeacht of het om objectieve of subjectieve (meningen, oordelen) informatie gaat en waarmee de betrokkene redelijkerwijs identificeerbaar is voor het bedrijf of enig ander persoon”.

In een andere uitspraak heeft de rechtbank in Den Haag een uitspraak gedaan over e-mail. De eiser in deze zaak eiste specifiek inzage te willen krijgen in interne emailcorrespondentie binnen de Belastingdienst, en tussen de Belastingdienst en de FIOD, ook indien deze uitsluitend zouden zijn bedoeld voor intern overleg en beraad. 

De Rechtbank oordeelde hierover dat dit verzoek “niet op voorhand zonder meer kan worden geblokkeerd, omdat in interne stukken sprake zou (kunnen) zijn van vertrouwelijke (interne) correspondentie. Stukken waarin persoonlijke gedachten en/of adviezen zijn verwoord die zijn opgesteld met het oog op intern overleg en beraad, dan wel interne besluitvorming”.

Met andere woorden, deze uitspraak leert ons dat interne notities waarin persoonlijke gedachten en adviezen van medewerkers zijn vervat, onder het inzagerecht van de AVG kunnen vallen. Het argument dat er persoonlijke overwegingen in de interne correspondentie zitten, betekent niet per definitie dat het verzoek daarom moet worden afgewezen. 

Wees er dus als organisatie bewust van dat ook mailwisselingen voor intern beraad of interne besluitvorming onder het inzagerecht kunnen vallen, en deze opgevraagd kunnen worden bij een inzageverzoek.

Uitzonderingen inzagerecht

Let er overigens op dat er uitzonderingen op het inzagerecht zijn. Zo hoeft een organisatie niet altijd aan een verzoek te voldoen. Als een van de uitzonderingssituatie uit de wet zich voordoet, kan dat leiden tot een weigering van de inzage. Dat is alleen niet hetzelfde als het inzagerecht dat niet van toepassing zou zijn. Het is van belang om rekening te houden met de ruime interpretatie van dit inzagerecht. 

Twijfelt u of heeft u hulp nodig bij dit onderwerp? Neem dan gerust contact met ons op.