Ruimere inzage in adoptiedossiers; aangenomen amendement beoogt wijziging Archiefwet

Het gevolg van het amendement
 

Om een compleet beeld te krijgen van wat de nieuwe beslisregel inhoudt, moeten we eerst de systematiek van de Archiefwet begrijpen. Op 1 januari 2027 treedt er een nieuwe Archiefwet (Archiefwet 2026) in werking. Op de wijzigingen die de Archiefwet 2026 met zich meebrengt, zijn we in een eerdere blog al uitgebreider ingegaan. In deze blog gaan wij alvast in op de gevolgen van het aangenomen amendement voor die nieuwe wet. 

Onder de huidige regels lopen geadopteerden bij inzage in hun afstands- en adoptiedossiers tegen beperkingen en drempels aan. De nieuwe beslisregel moet die toegang verruimen door bij inzage in bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens van derden het belang van de geadopteerde in beginsel zwaarder te laten meewegen. De systematiek van de Archiefwet gaat er dan als volgt uitzien.          

Beperking van de openbaarheid 

Wettelijk is geregeld dat blijvend te bewaren overheidsdocumenten na tien jaar worden overgebracht naar een archiefdienst, zoals het Nationaal Archief. Na overbrenging zijn deze documenten in beginsel openbaar en vallen zij onder het openbaarheidsregime van de Archiefwet. Hoofdstuk 7 van de Archiefwet 2026 kent absolute en relatieve gronden op basis waarvan die openbaarheid kan worden beperkt. Is een van deze beperkingsgronden van toepassing, dan kan de openbaarheid van het document worden beperkt. Er is dan sprake van een beperkt openbaar document. Deze gronden verschillen. 

Beperkingsgronden

De ‘absolute’ beperkingsgronden verplichten het overheidsorgaan bij overbrenging de openbaarheid in beginsel te beperken. Dat geldt bijvoorbeeld in het geval van bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens van derden. De relatieve beperkingsgronden vergen een expliciete belangenafweging. De persoonlijke levenssfeer wordt in dat geval afgewogen tegen het belang van openbaarheid. 

In het geval van adoptiedossiers is het vaak zo dat de opgevraagde documenten gegevens bevatten van biologische en niet-biologische familieleden, medewerkers van instanties, maar ook andere betrokkenen. Daardoor zal de openbaarheid van die dossiers in principe zijn beperkt vanwege de privacy. 

Inzage in beperkt openbare documenten

Ook wanneer een document beperkt openbaar is, betekent dit niet dat inzage daarvan in alle gevallen is uitgesloten. De openbaarheidsbeperking kan in de eerste plaats door het verantwoordelijke overheidsorgaan worden opgeheven. In dit geval vervalt de beperking voor eenieder. Daarnaast kan, zolang de openbaarheidsbeperking in stand blijft, een individuele verzoeker de archivaris om toegang tot het document verzoeken. De archivaris beoordeelt vervolgens aan de hand van de geldende beperkingsgrond of toegang kan worden verleend. 

Bij inzage in adoptiedossiers komt die belangenafweging dus neer op een afweging tussen de privacy van de betrokkenen die in de dossiers staan en het belang van de verzoeker, in beginsel vaak de geadopteerde. Voor geadopteerden kan deze algemene regeling onder het huidige recht een knelpunt vormen. Hun belang bij informatie over de eigen afkomst en afstamming moet worden afgewogen tegen onder meer de privacy van anderen die in het dossier voorkomen.

Onder het huidige recht geldt daarbij geen algemene regel op grond waarvan het belang van de geadopteerde voorrang heeft.

Nieuw instrument voor de archivaris verder uitgebreid

Bij beperking van de openbaarheid én bij het geven van inzage in beperkt openbare documenten, geldt dat er in principe sprake is van een zogenaamd documentenstelsel. Het gehele document is openbaar of niet. Zie voor een uitgebreide uitleg daarvan onze vorige blog. 

De nieuwe Archiefwet 2026 kent de archivaris echter een instrument toe waarmee informatie uit een beperkt openbaar document in een andere vorm kan worden verstrekt. Dit is opvallend, want zo’n manier van informatieverstrekking past meer bij een informatiestelsel, waarin toegang tot bepaalde informatie wordt verleend in plaats van het hele document. Dat stelsel kennen we bijv. onder de Wet open overheid (de Woo), waarin het weglakken van informatie uit documenten eerder regel dan uitzondering is, maar waardoor bepaalde informatie wel degelijk openbaar wordt gemaakt waar dat onder een documentenstelsel niet het geval zou zijn geweest. 

In de nieuwe Archiefwet 2026 heeft de archivaris onder omstandigheden de mogelijkheid én de plicht om informatie in andere vorm te verstrekken. Het gaat dan niet om inzage in het volledige document, maar bijvoorbeeld om een gelakte kopie. Die plicht geldt wanneer geen volledige toegang kan worden verleend én de verstrekking geen onevenredige inspanning vergt in verhouding tot het belang van de verzoeker.

Beslisregel door het amendement

Aan deze mogelijkheid om informatie in een andere vorm te verstrekken, zou door het amendement een beslisregel toegevoegd, specifiek voor afstands- en adoptiedossiers. Verzoekt een geadopteerde om informatie over de herkomst en afstamming van bloedverwanten tot en met de tweede graad, en krijgt hij/zij via de reguliere inzageregels geen inzage in zijn adoptiedossier, dan weegt in bij de belangenafweging die de archivaris moet maken om op andere wijze inzage in bepaalde informatie te geven, het  belang van de geadopteerde in beginsel zwaarder dan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de overige betrokkenen. Dat laatste geldt niet wanneer die persoonlijke levenssfeer daardoor onevenredig wordt geschaad. Een geadopteerde van twaalf jaar of ouder kan zelfstandig een verzoek doen. De regeling geldt ook voor afstammelingen die informatie vragen over de adoptie van hun ouder of grootouder. Oftewel, er is nog steeds sprake van een belangenafweging, maar de weegschaal slaat nu eerder door naar het belang van de geadopteerde. 

Conclusie

Het amendement is op 22 september 2026 aangenomen door de Tweede Kamer, wat betekent dat het wetsvoorstel inmiddels aanhangig is geworden bij de Eerste Kamer. Er is nog geen definitieve datum vastgesteld voor de plenaire behandeling of stemming in de Eerste Kamer. In welke vorm deze regel in de wet komt, moet dus nog blijken. Wij houden het uiteraard voor u in de gaten.

Wilt u weten hoe u de regels van de Archiefwet in de praktijk toepast, of hoe u als archief de belangenafweging met de persoonlijke levenssfeer maakt? Neem dan contact met ons op of volg een van onze cursussen op het gebied van de AVG en Archieven.